Foire Aux Questions interne ECandidat

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Procédure générale

  • le candidat créé son compte (+validation de son adresse électronique), puis le complète en ligne
  • le candidat candidate à une/des formations

  • le candidat communique les pièces attendues pour l'instruction de sa demande (format papier ou électronique)
  • le candidat suit l'avancement de son dossier sur l'interface et sa messagerie
      - le gestionnaire reçoit le dossier (ou est notifié éventuellement en cas de dématérialisation)
      - le gestionnaire vérifie les pièces du dossier
      - la commission pédagogique statue sur la candidature
      - le gestionnaire saisit les résultats émis par la commission, les contrôle (par exports éventuellement)
      - le gestionnaire valide les avis saisis entraînant publication des résultats
  • le candidat ayant obtenu un avis favorable doit confirmer ou se désister : action à réaliser dans l'application avant la date limite de confirmation
      - le gestionnaire peut désister les candidatures pour lesquelles aucune réponse (confirmation/désistement) n'a été donnée, en vue de libérer des places sur liste principale et y faire remonter des candidats sur listes secondaires.
  • - Hors processus : le candidat qui a obtenu un avis favorable confirmé peut s'inscrire à la formation (la confirmation d'un avis favorable engendrant le déversement des données OPI concernées).

    Liste d’attente/Liste complémentaire

    E-candidat permet-il de consulter les candidatures effectuées par un candidat donné des années antérieures?

  • Non
  • E-candidat permet-il d'avoir le nombre d'admis et de refusés d'une formation

  • Oui par les exports
  • Sécurisation du logiciel par rapport aux données transmises par étudiants (données personnelles)

  • Sur les postes de travail qui sont sur le réseau UCP : un antivirus est installé et mis à jour automatiquement. Sur les postes de travail hors UCP qui accèdent à l'application : ce sera du ressort de l'usager (de la même manière que lorsqu'il accède à son compte bancaire ou déclarera ses impôts en ligne...)."
  • Pour les dossiers de transfert, de réorientation ou de validation d’études. Les dossiers sont soumis à l’avis du responsable de formation ; on peut donc considérer qu’ils sont sélectifs au même titre que les M2 ; mais ils passent par la Scolarité. Ce type de recrutement s’inscrit -il dans le cadre E-Candidat ? Dans le cas où les M1 s’inscriraient dans ce projet, qui en aurait la gestion : toujours la Scolarité ou la composante ?

  • Pas dans pour les formations sélectives : pas pour le moment
  • Dossiers exportables sous d'autres formats (word/excel)? Par qui?

  • PDF pour un candidature Excel pour statistiques…
  • Membre du CFA si membre du jury, peuvent-elles avoir accès aux dossiers dans e-candidat?

  • Oui, prévu dans déclaration CNIL
  • Deux sessions de sélection pour une formation

  • Oui les commissions doivent avoir 2 noms différents dans e-candidat, il sera donc indiqué l’intitulé de la formation (session 1), puis même intitulé (session2).
  • Un étudiant peut-il mettre une p.j non demandée de sa propre initiative

  • NON
  • Peut-on demander une photo?

  • NON. Rien ne le justifie. A demander une fois les candidats sélectionnes. Attention : pour le trombinoscope, il faut faire remplir une autorisation d'utilisation et diffusion image.
  • Peut-on demander une pièce d'identité lors de la candidature?

  • Non.
  • candidature allégée pour les étudiants déjà inscrits à l’UCP ?

  • Oui pour dossier administratif Non pas pour pièces justificatives
  • Possibilité d'accès au Master sans validation de la licence ou M1

  • OK mais préciser : sous réserve que le diplôme soit validé Le M2 ne pourra être délivré que si M1 validé.
  • Dossier incomplet : SVA ne court pas

  • Oui, mais il faut le notifier dans e-candidat « dossier incomplet »
  • Est-il possible d'être prévenus lorsque des nouvelles candidatures sont crées ?

  • Non car il y aurait trop de mails.
  • Est-il possible d'avoir une relance pour les gestionnaires, afin de répondre dans les 2 mois SVA ?

  • Oui via un code couleur automatiquement saisie pour toutes les formations de l’UCP. Il est également possible de vérifier les délais avec les extractions excel.
  • Dans le dossier de candidature PDF téléchargé, pour chaque PJ ajouter le nom de la pièce dans le pied de page.

  • Non
  • Un gestionnaire à la possibilité de créer des candidatures, y a-t-il un moyen de cacher ce menu ?

  • Réponse du développeur : Non, pour le moment. Ce sera peut être une évolution à envisager par la suite.
  • Ajouter une colonne "adresse de contact"

  • C'est sur la page de la liste des candidatures. Pas de colonne prévue mais le bouton "export" en haut à droite peut faire le travail.
  • Possibilité d'envoyer des mails libres aux étudiants ?

  • "Ce n'est pas prévu dans ecandidat. Propositition : exporter les étudiants concernés en utilisant le bouton ""export"", cocher la case ""mail "", récupérer la liste des mails et envoyer le mail manuellement."
  • A quoi correspond la case à cocher "Appel" quand on modifie un avis ?

  • "Appel" apparaît dans l'encadré quand on modifie un avis. En cochant "Appel", une phrase apparaît automatiquement dans le mail adressé à l'étudiant : "Vous avez fait appel de la précedente décision de votre candidature, après réexamen de votre dossier une nouvelle décision à a été prise".
  • Le statut du dossier : réceptionné, complet, incomplet, en attente (au choix). On ne peut a priori pas créer d'autre statut. Remarques des utilisateurs : un dossier peut être réceptionné et complet à la fois."

  • Si c'est marqué "complet", c'est forcément déjà réceptionné. D'ailleurs le statut "en attente" et "réceptionné" sont automatiques quand on est mode dématérialisation.
  • Est-il possible de voir toutes les candidatures faites dans l'établissement par l'étudiant même si c'est dans une autre UFR ?

  • Non
  • Quand le dossier passe en statut incomplet, le candidat ne reçoit pas de mail lui signalant les PJ manquantes.

  • Il faut changer le statut du dossier puis le valider pour que le mail soit envoyé.
  • Un candidat reçoit un avis favorable, mais ne confirme pas : l'OPI (Opération préalable aux inscriptions) va-t-elle quand même le prendre en compte ?

  • L'OPI se génère qu'une fois que le candidat a confirmé sa candidature.
  • Le candidat reçoit-il un mail lorsqu’un RDV est fixer pour les présélection avec entretien ?

  • Oui, lorsque l’avis est validé.
  • Quelle est la différence entre liste d’attente et liste complémentaire ?

  • La liste d’attente permet ne de pas classer les candidats. La liste complémentaire rend onligatoire la saisie d’un rang par l’enseignant et une place qui se libère en liste principale fait remonter les candidats en liste complémentaire au fur et à mesure de leur rang, automatiquement.
  • Date de début de dépôt des vœux Date de fin de dépôt des vœux

  • Délimitent la période pendant laquelle les formations du "centre de candidature" sont accessibles à la candidature. Quelque soit le mode (démat ou non). Avant la date de début ou après la date de fin de dépôt des vœux d'une formation ou d'un centre de candidature, pas de possibilité pour le candidat de candidater à la formation (pas de nouveau vœu).
  • Date limite de retour de dossier

  • En mode 'dématérialisé', au-delà de cette date le candidat ne peut plus transmettre son dossier de candidature (bouton "Transmettre ma candidature")
  • Date de pré-analyse

  • Cette date pourra être utilisée dans le cas ci-dessous par exemple : Nous traitons les accès directs (transferts d'autres universités, ...) par ecandidat. Dans un 1er temps, nous leur demandons un relevé de notes pour une pré-analyse. Cela permet de traiter rapidement les étudiants d'accès de plein droit. Ceux pour lesquels il y a un doute par rapport à leur formation, .... sont redirigés vers la procédure "classique" avec la demande d'un dossier plus complet qui sera étudié en commission pédagogique. Cette date est facultative.
  • Date de publication des résultats

  • Cette date ne déclenche pas de mécanisme automatique (envoi des résultats par mail, par exemple). C'est juste une information que l'on peut donner aux candidats. Avec le risque d'être "harcelé" si l'on ne publie pas les résultats le matin même à 7h.
  • Date limite de confirmation

  • Il s'agit de l'échéance pour la confirmation par le candidat d'une candidature ayant reçu un avis favorable (bouton "Confirmation candidature")